Chapitre 3 : Evitez les abus de carte Gazoil !

24/05/2017 in Les 10 commandements de la gestion de flotte

Voulez-vous vraiment que vos équipes utilisent votre carte d’entreprise de carburant pour alimenter leurs voitures personnelles ? Ils peuvent en faire profiter des amis, ou bien même des opportunistes ? Ou récupérer du Cash auprès de la station d’essence ?

Commentaires vos équipes utilisent la carte carburant ? Sans contrôle, un salarié de mauvaise foi peut ainsi facilement mettre du carburant pour sa voiture personnelle, en faire profiter des amis ou bien même récupérer du cash auprès de la station essence complice.

Les cartes carburant peuvent être un moyen très pratique et facile pour gérer les achats de carburant de votre flotte. Cependant, il y a aucune possibilité de vérifier si les transactions sont réelles et justifiées, le risque d’abus demeure toujours. En réalité, les pétroliers disposent d’un système pas réellement efficace pour maîtriser les consommations, il est difficile pour vous d’avoir une réelle analyse de toutes ses dépenses Gasoil car les transactions ne sont pas liées à un système de géolocalisation qui gère les déplacements.

Les systèmes de gestion de cartes carburant fournissent uniquement le détail de la transaction avec l’heure. Commentaires être sûr que chaque transaction concerne vos véhicules ?

En couplant les données kilométriques et les données de transaction avec au préalable, l’attribution d’une carte par véhicule, la consommation de carburant sera calculée quasi automatiquement. Plus besoin d’entretenir des fichiers Excel dont personne ne comprend les formules de calcul. L’abus de carte de carburant est facile et l’intégration de la carte Gasoil avec un système de gestion de flotte peut éliminer l’abus de carte de carburant. Vous pouvez identifier si le carburant mis dans le réservoir a dépassé sa capacité, ou même si le véhicule de l’entreprise n’a pas été à la station au moment où la carte de carburant a été utilisée.

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Chapitre 2 : Vous payez pour du carburant qui vous sert à rien

24/05/2017 in Les 10 commandements de la gestion de flotte

Lorsqu’un de vos salariés prend le véhicule le soir et le week-end. Commentaires pouvez-vous être sur qu’il l’utilise à bon escient ? S’il a un déplacement à faire, pensez-vous qu’il utilisera son véhicule personnel ou bien celui de l’entreprise ?

Beaucoup d’entreprises tolèrent que le véhicule de la société soit utilisé à des fins personnelles par leurs salariés, une sorte d’avantage en nature. Il faut savoir que ces déplacements peuvent représenter plus de 30 % du kilométrage, soit 30 % du budget carburant, sans compter les risques d’accidents qui peuvent survenir à ce moment. Selon les entreprises, un véhicule est amorti entre 3 et 4 ans, cela veut dire aussi que votre véhicule vous l’utiliserez moins que prévu.

Sans suivi GPS dans chacun de vos véhicules, vous avez aucun moyen de savoir si un conducteur utilise des véhicules en dehors de son activité professionnelle. En plus de la géolocalisation, il faut un contrôle strict car le coût du carburant est élevé, d’autant plus qu’il est variable, difficile à contrôler et impossible à prédire. Avec notre application mobile de justification trajet, chaque déplacement doit être justifié. Le conducteur doit signaler sur smartphone le motif de chaque trajet qu’il effectue. Ainsi, vous savez exactement le détail des trajets professionnels et personnels. Certaines entreprises font le choix de donner le véhicule au salarié pour des raisons logistiques pour faciliter les trajets entre le domicile – travail. Grâce aux solutions de géolocalisation, vous pourrez définir un périmètre d’utilisation de votre véhicule, comme par exemple la possibilité de se déplacer sur certaines tranches horaires le soir et le week-end ou bien limiter les déplacements à certaines zones pour éviter les longs trajets coûteux.

Au lieu de disposer de rapport d’itinéraires illisible et incompréhensibles, vous connaissez le motif chaque déplacement surtout si celui-ci est long. Ainsi, vous pouvez rembourser ou non un déplacement si le motif de déplacement vous convient. Vous savez exactement comment est utilisé votre véhicule (Par exemple : 27% pour les déplacements personnels et 73 % pour les trajets professionnels).

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Chapitre 1 : Arrêtez de payer pour des heures non travaillées !

24/05/2017 in Les 10 commandements de la gestion de flotte

Avez-vous le temps de contrôler chaque jour les heures de départ et les heures d’arrivée de vos équipes ? Si vous utilisez des feuilles de pointage manuelles pour enregistrer les heures de votre personnel, comment savez-vous avec certitude que les heures qu’ils soumettent sont exactes ?

Il est très difficile de contrôler les heures de travail des salariés, il commence par le matin et repense plutôt l’après-midi, c’est classique. Sans parler des vendredis après-midi ou le week-end débute plus tôt que prévu. Dans les fiches de pointage, vous trouverait un temps de démarrage normal et un temps de sortie normale bien entendue.

Ce suivi est lié essentiellement à un système de bonne volonté avec votre personnel et si vos feuilles de pointage ne sont pas précises, vous êtes tout simplement en train de donner de l’argent qui normalement doit être dans votre bénéfice en fin de l’année. Imaginez juste 15 minutes le matin et le soir, ici et là, à travers une flotte entière, cela peut se chiffrer en plusieurs milliers d’euros chaque année.

Sans un système de géolocalisation qui contrôle l’ensemble des mouvements de vos véhicules vous aurait la possibilité de savoir quand est-ce que le commercial commence et termine sa journée de travail. Grâce à un système de géolocalisation puissant, vous êtes désormais alertés si le véhicule n’a pas commencé sa journée dans les temps ou bien s’il quitte le bureau ou son secteur de travail avant l’heure, vous recevez une alerte en temps réel pour vous prévenir.

Les heures de travail en entreprise sont rarement respectés par les itinérants qui disposent d’un véhicule. Contrôler leurs horaires à travers un système de géolocalisation permet d’éviter d’exposer votre entreprise à des dépenses et des coûts indirects inutiles.

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